Odwoływanie spotkań — jak dać znać gościom, że termin przepadł
Usunięcie spotkania z kalendarza to operacja po Twojej stronie — zaproszeni goście dalej mają je u siebie i przyjdą na termin, którego już nie ma. Do poinformowania uczestników służy osobna akcja Odwołaj spotkanie: zmienia status wydarzenia na „Anulowane” i wysyła gościom wiadomość, która usuwa termin z ich kalendarza — także wtedy, gdy korzystają z Outlooka czy Gmaila i nie mają konta w Veloryn.
Odwołać czy usunąć?
To dwie różne operacje i warto świadomie wybierać między nimi:
- Odwołanie zostawia spotkanie w kalendarzu i nadaje mu status Anulowane. Wpis zostaje na swoim miejscu razem z uczestnikami, opisem i historią zmian — przydaje się, gdy ktoś później pyta „mieliśmy się przecież spotkać?”.
- Usunięcie kasuje wydarzenie z kalendarza. Używaj go do porządków i pomyłek, nie do odwoływania realnych spotkań z gośćmi.
W obu przypadkach możesz powiadomić uczestników — przy usuwaniu spotkania, na które wysłano już zaproszenia, Veloryn sam o to zapyta.
Jak odwołać spotkanie
Są dwa wejścia, oba prowadzą do tego samego okna potwierdzenia:
- Z karty spotkania — otwórz spotkanie, rozwiń menu … (Więcej) w pasku akcji i wybierz Odwołaj spotkanie.
- Z kalendarza — kliknij spotkanie prawym przyciskiem myszy i wybierz Odwołaj spotkanie z menu podręcznego.
Kiedy zobaczysz tę akcjęPozycja Odwołaj spotkanie pojawia się tylko dla wydarzeń typu spotkanie, które nie zostały jeszcze odwołane. Przy zadaniu, terminie czy rozmowie telefonicznej jej nie ma — tam zostaje zwykłe usunięcie albo oznaczenie jako załatwione.
Okno potwierdzenia — dwie decyzje
Zanim spotkanie zostanie odwołane, Veloryn prosi o potwierdzenie i daje dwie opcje.
Powiadom uczestników o odwołaniu
To pole decyduje, czy poza zmianą w Twoim kalendarzu ktokolwiek dowie się o odwołaniu:
- Goście spoza firmy dostają e-mail z załącznikiem, który odwołuje termin w ich kalendarzu. Outlook, Gmail i większość programów pocztowych usuwają wpis samodzielnie, bez żadnej akcji ze strony gościa.
- Pracownicy dostają powiadomienie w systemie — bez maila, bo spotkanie i tak zniknie im z kalendarza w Veloryn.
WażneMail idzie wyłącznie do osób, którym wcześniej wysłano zaproszenie z Veloryna. Gość dopisany do spotkania „na sucho”, bez wysłanego zaproszenia, nie dostanie wiadomości o odwołaniu czegoś, o czym nigdy nie został poinformowany.
Powód odwołania
Pole opcjonalne, widoczne po zaznaczeniu powiadomienia. Jeśli je wypełnisz, treść trafi do maila do gości — zamiast suchego „spotkanie odwołane” dostaną informację w rodzaju „przesuwamy do czasu decyzji zarządu”. Powód zapisuje się też przy wydarzeniu, więc zostaje w historii zmian.
Co jeszcze dzieje się przy odwołaniu
- Rezerwacje sal i sprzętu przypisane do spotkania zostają zwolnione — termin wraca do puli i ktoś inny może zarezerwować salę.
- Linki do potwierdzania obecności z wcześniejszego zaproszenia przestają działać. Gość, który kliknie stary link, zobaczy informację o odwołaniu, a nie formularz potwierdzenia.
- Historia zmian spotkania odnotowuje odwołanie razem z autorem i datą.
Czego się nie spodziewaćOdwołane spotkanie zostaje w kalendarzu wyglądem takie samo jak wcześniej — nie jest przekreślone ani wyszarzone. Po odwołaniu znika za to sama akcja Odwołaj spotkanie w menu, więc drugi raz nie odwołasz tego samego terminu.
Gdy nie masz konta pocztowego
Wiadomość do gości wychodzi z Twojego domyślnego konta e-mail w Veloryn. Jeśli takiego konta nie masz, spotkanie i tak zostanie odwołane — zobaczysz tylko ostrzeżenie, że gości nie udało się powiadomić. Konto ustawisz w Poczta → Ustawienia, wybierając jedno z podłączonych jako domyślne.
Usuwanie spotkania z zaproszonymi gośćmi
Gdy usuwasz spotkanie, na które poszły już zaproszenia, okno potwierdzenia zaproponuje to samo powiadomienie co przy odwołaniu. Warto z niego skorzystać: bez maila goście zostaną z terminem w swoim kalendarzu i pojawią się na spotkaniu, którego nie ma. Różnica względem odwołania jest tylko taka, że wydarzenie zniknie z Twojego kalendarza, zamiast zostać w nim ze statusem „Anulowane”.
Ustawienie dla całej firmy
To, czy pole Powiadom uczestników o odwołaniu jest domyślnie zaznaczone, ustala administrator w Ustawienia → Procesy i Dokumenty → Kalendarz → Zaproszenia. Domyślnie jest włączone, bo w większości firm odwołanie spotkania powinno docierać do gości. Niezależnie od tego ustawienia przy każdym odwołaniu możesz wybór zmienić — np. przy porządkowaniu starego kalendarza, gdzie masowe maile do kontrahentów sprzed miesięcy nikomu nie pomogą.
Najczęstsze pytania
Gość mówi, że dostał maila, ale termin dalej ma w kalendarzu
Część programów pocztowych usuwa wpis dopiero po otwarciu wiadomości, a niektóre wymagają kliknięcia załącznika. Sam e-mail zawiera datę i temat odwołanego spotkania, więc informacja dociera niezależnie od zachowania programu pocztowego.
Czy mogę odwołać spotkanie, które już się odbyło?
Technicznie tak, ale powiadamianie gości o odwołaniu minionego terminu zwykle wprowadza zamieszanie. Dla spotkań, które się nie odbyły, lepszym opisem sytuacji bywa oznaczenie ich jako zakończone albo dopisanie notatki.
Odwołuję spotkanie cykliczne — co się stanie?
Odwołanie dotyczy całej serii, bo status trzymany jest na spotkaniu głównym. Jeśli chcesz odwołać tylko jeden termin z cyklu, usuń to konkretne wystąpienie i powiadom uczestników z okna usuwania.
Odwołałem spotkanie przez pomyłkę — da się cofnąć?
Samo spotkanie zostaje w kalendarzu, więc nic nie przepadło — ale wysłanych powiadomień nie da się wycofać. Jeśli goście dostali już maila, najprościej utworzyć spotkanie na nowo i wysłać świeże zaproszenia z krótkim wyjaśnieniem.