Dropshipping — dostawa bezpośrednia od dostawcy

W modelu dropshipping dostawca wysyła towar prosto do Twojego klienta — towar nigdy nie wjeżdża fizycznie na Twój magazyn. Veloryn prowadzi ten proces od pozycji zamówienia sprzedaży, przez zamówienie u dostawcy z adresem klienta, po jednoprzyciskowe zaksięgowanie przyjęcia i wydania, z poprawnym kosztem własnym i marżą. Ten przewodnik prowadzi przez pełną ścieżkę krok po kroku.

1Czym jest dostawa bezpośrednia w Veloryn

Dostawa bezpośrednia (dropshipping) to realizacja zamówienia klienta rękami dostawcy: Ty sprzedajesz i fakturujesz, a hurtownia pakuje i wysyła paczkę pod adres Twojego klienta. W Veloryn proces jest w pełni udokumentowany:

• pozycje dropship oznaczasz bezpośrednio na zamówieniu sprzedaży — można je łączyć w jednym zamówieniu z pozycjami wysyłanymi z własnego magazynu,
• zamówienie zakupu do dostawcy powstaje jednym kliknięciem z zamówienia sprzedaży i od razu zawiera adres dostawy klienta,
• dokumenty magazynowe (przyjęcie PZ i wydanie WZ) księgują się jedną operacją przez specjalny magazyn tranzytowy — dzięki temu koszt własny sprzedaży i marża liczą się tak samo poprawnie, jak przy zwykłej sprzedaży z magazynu,
• saldo magazynu tranzytowego zawsze wraca do zera — stany Twojego magazynu głównego pozostają nietknięte.

2Przygotowanie systemu (jednorazowo)

Magazyn tranzytowy typu „Dropship"

W Ustawienia → Magazyny utwórz jeden magazyn i ustaw mu typ Dropship. To magazyn „techniczny" — towar przelatuje przez niego tylko księgowo, w chwili potwierdzenia wysyłki dostawcy.

Uprawnienia

Dostawcy i ceny zakupu (zalecane)

Żeby system podpowiadał ceny zakupu i mógł automatyzować zamówienia, uzupełnij na kartotekach produktów cenniki dostawców (dostawca + cena zakupu) lub przynajmniej cenę zakupu produktu. Przy generowaniu zamówienia koszt podpowiada się w kolejności: cennik wybranego dostawcy → koszt jednostkowy z pozycji zamówienia → cena zakupu z katalogu.

3Oznacz pozycje dropship na zamówieniu sprzedaży

W edytorze pozycji zamówienia sprzedaży każda pozycja ma przełącznik z ikoną ciężarówki — Dropship (wysyłka od dostawcy). Włącz go dla pozycji, które ma zrealizować dostawca. W widoku zamówienia takie pozycje mają znacznik Dropship.

• W jednym zamówieniu możesz mieszać pozycje dropship z pozycjami magazynowymi — każda grupa pójdzie swoim torem.
• Możesz też od razu wskazać dostawcę na pozycji — to warunek działania automatu z rozdziału 7.
• Składniki zestawów nie mają własnego przełącznika — dropship dotyczy pozycji głównych.

4Zamów u dostawcy

Na potwierdzonym zamówieniu sprzedaży uruchom akcję Zamów u dostawcy. Otworzy się okno z pozycjami zamówienia:

1. Pozycje dropship są od razu zaznaczone, a opcja Wysyłka bezpośrednio do klienta (dropshipping) — automatycznie włączona. Pod opcją widzisz podgląd adresu dostawy, który trafi na zamówienie zakupu (adres dostawy z zamówienia, a gdy go brak — adres klienta).
2. Wybierz dostawcę. Po wyborze ceny zakupu wypełnią się podpowiedziami (cennik dostawcy → koszt pozycji → cena zakupu z katalogu; brak źródła = 0 do ręcznego uzupełnienia). Przy każdej pozycji od razu widzisz marżę — kwotowo i procentowo.
3. Zatwierdź. Powstaje jedno zamówienie zakupu dla wybranego dostawcy: z adresem klienta, na magazynie tranzytowym, w walucie zamówienia sprzedaży. Na wydruku PDF, nad adresem dostawy, widnieje wyróżniona etykieta „Dostawa bezpośrednio do odbiorcy".

Wygenerowane zamówienie zakupu obsługujesz standardowo: sprawdzasz, zatwierdzasz i wysyłasz dostawcy (wydruk PDF lub przycisk Powiadom).

5Potwierdź wysyłkę dostawcy — PZ i WZ jedną operacją

Gdy dostawca zgłosi wysyłkę towaru do klienta, otwórz zamówienie zakupu i kliknij Potwierdź wysyłkę dostawcy (przycisk widoczny na zatwierdzonym zamówieniu z dostawą bezpośrednią, dopóki są pozycje do przyjęcia). W oknie potwierdzasz ilości — domyślnie podpowiadane są wszystkie pozostałe. Jedna operacja księguje wtedy:

• przyjęcie (PZ) na magazyn tranzytowy — po cenach z zamówienia zakupu,
• wydanie (WZ) do klienta z tego samego magazynu, powiązane z zamówieniem sprzedaży.

Efekty, które zobaczysz od razu:

• saldo magazynu tranzytowego wraca do zera,
• koszt własny sprzedaży = cena z zamówienia zakupu (marża policzona poprawnie),
• status realizacji zamówienia sprzedaży i status przyjęcia zamówienia zakupu aktualizują się automatycznie,
• oba dokumenty dostają wpis w historii zmian.

Wysyłki częściowe

Dostawca wysyła partiami? W oknie potwierdzenia wpisz tylko ilości, które faktycznie wyszły. Zamówienie zakupu przejdzie w status częściowego przyjęcia, a kolejne potwierdzenie dobierze resztę — ilości są zawsze przycinane do pozostałych, więc nie da się „przeprzyjąć" zamówienia.

6Fakturowanie

• Faktura sprzedaży dla klienta — wystaw ją standardowo z zamówienia sprzedaży lub z wydania (WZ), zgodnie z polityką fakturowania zamówienia.
• Faktura zakupu od dostawcy — zarejestruj ją standardowo z zamówienia zakupu lub z przyjęcia (PZ). Jeśli cena na fakturze różni się od ceny z zamówienia, korekta wartości magazynowej zadziała jak przy zwykłych zakupach.

7Automatyczne zamówienia dropship (opcjonalnie)

W Ustawienia → Magazyn znajdziesz przełącznik Automatyczne zamówienia dropship (domyślnie wyłączony). Po włączeniu, w chwili potwierdzenia zamówienia sprzedaży system sam generuje zamówienia zakupu z wysyłką bezpośrednią — osobno dla każdego dostawcy — dla pozycji dropship, które mają przypisanego dostawcę. Ceny zakupu pobiera z tej samej kaskady podpowiedzi, a numery wygenerowanych zamówień zobaczysz w komunikacie po potwierdzeniu.

8Anulowanie i ostrzeżenia

Sprzedaż i zamówienia u dostawców to osobne dokumenty, dlatego system pilnuje, żebyś nie zostawił „urwanej" ścieżki:

• przy anulowaniu zamówienia sprzedaży, które ma otwarte (zatwierdzone, nie w pełni przyjęte) zamówienia zakupu, zobaczysz ostrzeżenie z listą tych zamówień — anulowanie sprzedaży nie cofa zamówień u dostawców, musisz obsłużyć je osobno,
• przy anulowaniu zamówienia zakupu realizującego sprzedaż zobaczysz ostrzeżenie z numerem zamówienia klienta — po anulowaniu jego pozycje wracają do puli „do zamówienia", a klient wciąż czeka na towar.

W obu przypadkach kontynuujesz przyciskiem Anuluj mimo to.

9Powiązania dokumentów i historia

• Na zamówieniu sprzedaży, w sekcji powiązanych zamówień zakupu, zamówienia z wysyłką bezpośrednią mają znacznik Dostawa bezpośrednia.
• Na zamówieniu zakupu widnieje link zwrotny „Realizuje zamówienie sprzedaży …" — jedno kliknięcie przenosi Cię do dokumentu klienta.
• Wygenerowanie zamówienia i potwierdzenie wysyłki zapisują się w historii zmian obu dokumentów (kto, kiedy, jakie numery PZ/WZ powstały).

10Najczęstsze pytania i problemy