Rozrachunki należności — zbiorczy stan zaległości wg grup klientów

Jeśli fakturujecie w zewnętrznym systemie ERP (np. WAPRO), Veloryn potrafi pokazać stan rozrachunków zbiorczo: ile pieniędzy jest do odzyskania, jak stare są zaległości i który segment klientów je generuje. Widok Finanse → Rozrachunki należności odpowiada na pytanie „gdzie utknęły nasze pieniądze” w kilka sekund, bez wchodzenia w karty poszczególnych klientów.

Gdzie to znajdę

Otwórz moduł Finanse i wybierz w menu bocznym pozycję Rozrachunki należności. Skrótem jest też kafelek Przeterminowane należności (ERP) na pulpicie Finansów — pokazuje łączną kwotę zaległości i liczbę dłużników, a kliknięcie otwiera pełne zestawienie.

Grupowanie — cztery spojrzenia na te same pieniądze

W polu Grupuj wg wybierasz wymiar, w którym system zsumuje należności. Każdy z nich odpowiada na inne pytanie:

• Klasyfikacja — jak zaległości rozkładają się na segmenty klientów przeniesione z ERP (np. klienci strategiczni, detal, dealerzy).
• Grupa klientów — podział handlowy używany w cennikach i warunkach sprzedaży.
• Opiekun — kto z zespołu odpowiada za rozmowę z dłużnikiem. To ustawienie zamienia zestawienie w listę zadań dla handlowców.
• Branża — czy problem jest branżowy (np. całe budownictwo płaci z opóźnieniem), czy dotyczy pojedynczych firm.
• Wszyscy klienci — jeden wiersz z sumą całej firmy, bez podziału.

Obok znajduje się Filtr grupy — możesz zawęzić zestawienie do wybranych segmentów, na przykład zobaczyć wyłącznie klientów strategicznych albo portfel dwóch wskazanych handlowców. Wybrany sposób grupowania zapamiętuje się dla Twojego konta, więc widok otwiera się zawsze w preferowanym układzie. Przełącznik Tylko przeterminowane usuwa z tabeli klientów płacących terminowo i zostawia sam problem.

Jak czytać wiekowanie należności

Cztery kolumny „dni” rozkładają przeterminowaną kwotę według tego, jak dawno minął termin płatności. To najważniejsza część zestawienia — dwie firmy z tą samą kwotą zaległości mogą mieć zupełnie różną sytuację.

• 0–30 dni — świeże zaległości, zwykle wystarczy przypomnienie.
• 31–60 dni — opóźnienie, które przestaje być przypadkiem; warto ustalić przyczynę.
• 61–90 dni — sygnał ostrzegawczy, moment na rozważenie wstrzymania dostaw na kredyt kupiecki.
• 90+ dni — należności najtrudniejsze do odzyskania; kwota wyróżniona kolorem.

Obok znajdziesz kolumnę Maks. dni — najdłuższe opóźnienie w grupie. Kolor podpowiada skalę: powyżej 90 dni na czerwono, powyżej 30 na pomarańczowo. Kolumna Dłużnicy mówi, ilu klientów z grupy faktycznie ma zaległość — dzięki temu odróżnisz jednego dużego dłużnika od rozproszonego problemu całego segmentu.

Od zestawienia do konkretnej rozmowy

1. Kliknij wiersz grupy — rozwinie się lista klientów, którzy tworzą tę kwotę.
2. Skorzystaj z wyszukiwarki nad listą, żeby znaleźć konkretną firmę w dużej grupie.
3. Kliknij nazwę klienta — otworzy się jego karta z dokumentami, historią płatności i danymi kontaktowymi.

Rozwinięta lista pokazuje dla każdego klienta ten sam rozkład wiekowania co tabela zbiorcza, a dodatkowo jego Limit kupiecki i Wykorzystanie limitu — od razu widać, czy zaległość mieści się jeszcze w przyznanym kredycie kupieckim. W tabeli zbiorczej te dwie kolumny są domyślnie ukryte; włączysz je, klikając prawym przyciskiem myszy nagłówek tabeli i zaznaczając je na liście kolumn. Wybór zapisuje się dla Twojego konta.

Grupa „Nieprzypisani”

Klienci, którzy nie mają uzupełnionej wartości w wybranym wymiarze, trafiają do zbiorczego wiersza Nieprzypisani. Przy grupowaniu po opiekunie będą to klienci bez przypisanego opiekuna, przy grupowaniu po branży — bez wskazanej branży. Duża kwota w tym wierszu to zwykle nie problem finansowy, tylko brak danych w kartotece: po uzupełnieniu klasyfikacji czy opiekuna pieniądze przeniosą się do właściwych grup.

Skąd pochodzą dane

Zestawienie nie liczy niczego z faktur wystawianych w Veloryn — pokazuje stan rozrachunków pobrany z zewnętrznego ERP podczas ostatniej synchronizacji. Pod tabelą widnieje data i godzina tego pobrania.

Kto co widzi

Osoby z pełnym wglądem w finanse — księgowość i administratorzy — widzą rozrachunki wszystkich klientów firmy. Pozostali użytkownicy, w tym handlowcy, widzą wyłącznie klientów, których są opiekunami; ich sumy obejmują tylko własny portfel. Widok jest w całości tylko do odczytu — nie zmienia się w nim ani sald, ani dokumentów.

Powiązane ustawienie: źródło danych finansowych

W Ustawienia → Finanse → Źródło danych finansowych administrator wskazuje, skąd pulpit Finansów ma brać należności, zobowiązania, wiekowanie, nadchodzące płatności i trend sprzedaży. Do wyboru są cztery tryby:

Ustawienie obowiązuje całą firmę i może je zmienić wyłącznie administrator systemu.

Najczęstsze pytania

• „Zestawienie jest puste” — dla żadnego kontrahenta nie ma jeszcze snapshotu rozrachunków z ERP. Sprawdź z administratorem, czy synchronizacja z systemem zewnętrznym działa.
• „Widzę mniej klientów niż kolega z księgowości” — bez pełnego wglądu w finanse zestawienie pokazuje wyłącznie Twój portfel opiekuna, a sumy liczone są tylko z niego.
• „Kwota nie zgadza się z tym, co widzę w ERP” — porównaj datę synchronizacji pod tabelą; zestawienie pokazuje stan z ostatniego pobrania, nie stan bieżący.
• „Nie widzę kolumn z limitem kupieckim” — w tabeli zbiorczej są domyślnie ukryte; włącz je z menu kolumn (prawy przycisk myszy na nagłówku tabeli).
• „Cała kwota siedzi w wierszu Nieprzypisani” — kontrahenci nie mają uzupełnionego wybranego wymiaru w kartotece. Uzupełnij klasyfikację, grupę, opiekuna lub branżę, a kwoty rozłożą się na właściwe grupy.