Uczestnicy wiadomości i sugestie kontaktów (AI)

Panel „Uczestnicy” w widoku wiadomości pokazuje, kto z nadawców i odbiorców jest już w bazie CRM, a przy pozostałych proponuje dodanie osoby kontaktowej jednym kliknięciem — razem ze stanowiskiem i telefonem odczytanymi ze stopki wiadomości.

Panel „Uczestnicy”

Nad treścią każdej wiadomości znajduje się panel z listą wszystkich osób biorących udział w korespondencji: nadawcy (Od) oraz odbiorców (Do i DW). Zwinięty panel to rząd awatarów z liczbą uczestników; kliknięcie rozwija pełną listę z nazwami i adresami e-mail.

Znacznik „w bazie CRM”

Przy każdym uczestniku system sprawdza, czy jego adres e-mail należy do osoby kontaktowej zapisanej w bazie kontrahentów. Jeśli tak — obok nazwiska pojawia się znacznik „w bazie CRM”, a awatar zyskuje zieloną obwódkę. Sprawdzani są wszyscy uczestnicy, także odbiorcy z pól Do i DW, a nie tylko nadawca.

Plakietka sugestii — dodanie osoby jednym kliknięciem

Gdy uczestnika nie ma w bazie, ale jego firma jest już rozpoznana, pod adresem pojawia się plakietka z podglądem danych do zapisania oraz nazwą firmy, do której osoba zostanie przypisana.

1. Rozwiń panel Uczestnicy w otwartej wiadomości.
2. Znajdź osobę bez znacznika „w bazie CRM” — pod nią widnieje plakietka z podglądem danych.
3. Sprawdź podgląd: imię i nazwisko, a jeśli udało się je odczytać — także stanowisko i telefon.
4. Kliknij Dodaj osobę kontaktową. Zapis następuje od razu, bez dodatkowego formularza, a znacznik „w bazie CRM” pojawia się natychmiast.

Jeśli w treści wiadomości wykryty zostanie numer NIP firmy jeszcze nieznanej w bazie, plakietka zaproponuje Dodaj firmę + osobę — dane firmy zostaną pobrane z rejestru GUS. Firma nigdy nie powstaje na podstawie samej stopki ani domeny adresu; warunkiem jest wykryty NIP.

Skąd pochodzą dane w plakietce

• Z nagłówków wiadomości — imię, nazwisko i adres e-mail. To źródło działa zawsze.
• Ze stopki wiadomości, odczytanej przez AI — dodatkowo stanowisko, telefon i numer komórkowy. Takie dane są oznaczone ikoną AI i podpisem „AI wykryło dane w stopce wiadomości”.

W poczcie przychodzącej analizowana jest wyłącznie stopka nadawcy z najnowszej części wiadomości — cytowane fragmenty wcześniejszej korespondencji są pomijane. W poczcie wychodzącej dane odbiorcy mogą pochodzić z jego stopki w cytowanej części wątku. Stopka trafia do konkretnego uczestnika tylko wtedy, gdy zawiera zgodny adres e-mail — przy jakiejkolwiek wątpliwości system woli nie zaproponować niczego, niż zaproponować dane niewłaściwej osoby.

Kiedy funkcja działa i prywatność

Odczyt stopek przez AI nie wymaga osobnego ustawienia — działa automatycznie, gdy w systemie jest włączony i skonfigurowany agent AI (Ustawienia, sekcja poświęcona sztucznej inteligencji). Gdy obsługa AI jest wyłączona, panel uczestników i plakietki działają dalej, tylko bez danych odczytanych ze stopek.

Dobre praktyki

• Wynik odczytu stopki jest zapamiętywany dla wiadomości — ponowne otwarcie nie uruchamia analizy od nowa i nie generuje dodatkowych kosztów.
• Osoby dodane z poczty są oznaczone w historii jako utworzone z wiadomości, więc łatwo je później znaleźć, poprawić lub usunąć.
• Ponowne kliknięcie przy istniejącej już osobie nie utworzy duplikatu.
• Brak plakietki przy nieznanym adresie oznacza zwykle, że firma tej osoby nie jest jeszcze w bazie, a w wiadomości nie wykryto NIP-u. Po ręcznym dodaniu firmy plakietka pojawi się przy kolejnej wiadomości.