Po spotkaniu — notatka AI i rozliczenie ustaleń

Spotkanie kończy się w momencie, w którym zwykle zaczyna się problem: ustalenia zostają w cudzej głowie, w notesie albo nigdzie. Veloryn zamyka tę lukę czterema krokami — nagranie rozmowy, notatka AI z transkrypcji, lista punktów do wykonania i automatyczna kontrola tego, czy ktoś je faktycznie zrobił. Ten artykuł pokazuje cały przebieg oraz rytm pracy, który sprawia, że nic nie ginie między spotkaniami.

Krok 1. Nagranie spotkania

Nagrywać można spotkania prowadzone przez wbudowaną rozmowę wideo Veloryn. W oknie rozmowy rozwiń menu … (Więcej) i wybierz Rozpocznij nagrywanie. Kończysz je pozycją Zatrzymaj nagrywanie albo po prostu zamykając rozmowę.

• Po zatrzymaniu plik jest przez chwilę finalizowany, a następnie trafia do załączników spotkania — zostaje tam razem z resztą dokumentacji wydarzenia.
• Nagrywaniem steruje osoba, która ma prawo edycji tego wydarzenia.
• Jeśli pozycji nie ma w menu albo widzisz komunikat Nagrywanie nie jest dostępne, funkcja nie została uruchomiona w Waszej instalacji — to zadanie dla administratora.

Krok 2. Notatka AI

Otwórz spotkanie i przejdź na zakładkę Notatka. W sekcji Notatka AI kliknij Generuj notatkę.

• Analizę uruchamiasz zawsze ręcznie. System nie przetwarza nagrań sam z siebie — nic nie trafia do modelu AI bez Twojej decyzji.
• Przycisk pojawia się, gdy spotkanie ma ukończone nagranie. Wcześniej zobaczysz komunikat Brak ukończonego nagrania.
• Praca idzie w tle, a postęp widać na znaczniku statusu: Oczekuje → Transkrypcja… → Generowanie… → Gotowa. Okno możesz zamknąć i wrócić do niego później.
• Gdy coś pójdzie nie tak, status zmienia się na Błąd wraz z powodem, a obok pojawia się przycisk Ponów.
• Generuj ponownie buduje notatkę od zera — spisane wcześniej punkty do wykonania zostają nietknięte.

Co znajdziesz w gotowej notatce

Notatka ma cztery części i każda odpowiada na inne pytanie:

• Podsumowanie — o czym w ogóle było spotkanie. Kilka zdań dla kogoś, kto na nim nie był.
• Kluczowe punkty — najważniejsze wątki i decyzje w formie listy.
• Numery i identyfikatory — symbole produktów, numery urządzeń, kwoty i inne oznaczenia wychwycone z rozmowy, każde z krótkim kontekstem. Zapisujemy je dosłownie tak, jak padły, bo to właśnie surowe brzmienie numeru pozwala odnaleźć pozycję w systemie.
• Sugerowane punkty do wykonania — propozycje ustaleń. Nie tworzą niczego automatycznie; przenosisz je na listę jednym przyciskiem.

Kopiuj przenosi podsumowanie i kluczowe punkty do schowka — najprostsza droga do wysłania klientowi mailowego streszczenia ustaleń zaraz po rozmowie. Obok notatki AI możesz prowadzić notatkę ręczną (Dodaj notatkę ręczną); to osobna treść, więc ponowne generowanie notatki AI nigdy jej nie nadpisze.

Krok 3. Ustalenia jako follow-upy

Follow-upy to lista punktów do odhaczenia przypięta do konkretnego spotkania — prawa kolumna zakładki Notatka. Podział jest celowy: notatkę się czyta po lewej, punkty odhacza po prawej. Trafiają tam trzy rodzaje pozycji:

• Sugestie AI — przycisk Dodaj sugestie AI przenosi propozycje z notatki na listę; pozycje dostają znacznik AI. Powtórne kliknięcie nie tworzy duplikatów — system poinformuje, ile pozycji pominął.
• Punkty wpisane ręcznie — pole Dodaj follow-up…, zatwierdzane klawiszem Enter. Kursor zostaje w polu, więc ustalenia spisujesz jedno po drugim w trakcie rozmowy, bez sięgania po mysz.
• Punkty przeniesione z poprzedniego spotkania — patrz sekcja Kontrola wykonania.

Odhaczenie zapisuje się natychmiast, niezależnie od przycisku Zapisz okna spotkania — dlatego listę da się prowadzić na żywo. Przy każdym wykonanym punkcie zostaje ślad, kto i kiedy go odhaczył. Odhaczyć punkt może każdy uczestnik spotkania, także osoba bez prawa edycji samego wydarzenia; dodawanie, edycja i usuwanie pozycji zostaje po stronie osób, które mogą edytować spotkanie.

Krok 4. Kiedy punkt staje się zadaniem

Większość ustaleń nie musi być pełnoprawnym zadaniem — wystarczy je odhaczyć i o nich zapomnieć. Ale część to realne zobowiązania, a te w Veloryn mają jedno miejsce: moduł Zadania.

Reguła jest prosta: punkt, któremu nadasz osobę odpowiedzialną albo termin, sam staje się zadaniem. Nie musisz o tym pamiętać ani klikać niczego dodatkowego — zadanie powstaje w tle, z odwołaniem do spotkania źródłowego, a przy punkcie pojawia się jego numer. Punkt bez osoby i bez terminu zostaje zwykłą pozycją do odhaczenia; możesz go awansować ręcznie poleceniem Utwórz zadanie z menu punktu.

Menu punktu (ikona trzech kropek) daje pełen zestaw operacji:

• Przypisz mnie / Zdejmij przypisanie — osoba odpowiedzialna.
• Ustaw termin, Zmień termin, Usuń termin — data wykonania.
• Utwórz zadanie — ręczna promocja punktu do modułu Zadania.
• Edytuj treść — zmiana tekstu bez utraty stanu odhaczenia.
• Historia zmian — kto i kiedy zmienił treść, osobę, termin lub stan punktu.
• Usuń follow-up — z potwierdzeniem, bez możliwości cofnięcia.

Krok 5. Kontrola wykonania

Największe ryzyko listy ustaleń polega na tym, że nikt do niej nie wraca. Dlatego nieodhaczone punkty ze spotkań z ostatnich dwóch tygodni same wracają do osób, których dotyczą:

• Mój dzień — sekcja Do zrobienia po spotkaniach z licznikiem zaległych i polami wyboru, które można odhaczyć na miejscu, bez wchodzenia w spotkanie.
• Mój pulpit — widget Follow-upy ze spotkań, dodawany z listy widgetów.
• Brief dnia — asystent AI wplata punkty w poranne podsumowanie razem z zadaniami, spotkaniami i sprawami windykacyjnymi.
• Kalendarz — kafelek spotkania pokazuje postęp jako wykonane/wszystkie punktów, więc zaległości widać już w siatce tygodnia.
• Moduł Zadania — dla punktów, które stały się zadaniami: z terminem, osobą i pełnym rozliczeniem.

Punkt po terminie jest opisany jako zaległe od … i liczy się do znacznika zaległych w widoku Mój dzień.

Kolejne spotkanie z tym samym klientem

Najskuteczniejsza kontrola dzieje się przy następnej rozmowie. Gdy otwierasz spotkanie powiązane z klientem, u którego zostały nieodhaczone punkty, nad listą pojawia się baner „… nieodhaczonych punktów z poprzedniego spotkania” z przyciskiem Przenieś tutaj.

• Przeniesione punkty dostają znacznik przeniesiony z datą spotkania źródłowego.
• Punkt zabiera ze sobą osobę odpowiedzialną i termin — jeśli był zobowiązaniem, pozostaje nim także na nowym spotkaniu.
• Pozycje o tej samej treści, które już są na liście, zostają pominięte, a oryginał zostaje otwarty przy swoim spotkaniu jako część jego historii.

W praktyce oznacza to, że rozmowa z klientem zaczyna się od tego, co obiecaliście poprzednim razem — bez przeszukiwania notatek.

Rekomendowany rytm pracy

Sześć czynności, które warto wykonać zaraz po zakończeniu spotkania:

• Zatrzymaj nagrywanie i sprawdź, czy plik pojawił się w załącznikach spotkania.
• Wygeneruj notatkę AI — zakładka Notatka, przycisk Generuj notatkę.
• Przeczytaj podsumowanie i popraw lub uzupełnij je notatką ręczną.
• Przenieś sugestie AI na listę i dopisz ustalenia, których model nie wychwycił.
• Nadaj punktom osobę i termin — dopiero to zamienia ustalenia w zobowiązania, o które system sam się upomni.
• Wyślij klientowi streszczenie (Kopiuj) i odhaczaj punkty w miarę wykonywania.

Pierwsze pięć czynności to zwykle trzy–cztery minuty po rozmowie. To cały koszt tego, żeby ustalenia przestały ginąć.

Wymagania techniczne

Ta część dotyczy administratora systemu, nie użytkownika końcowego:

• Nagrywanie rozmów wideo jest elementem infrastruktury spotkań i wymaga osobnej konfiguracji instalacji.
• Notatka AI wymaga skonfigurowanego asystenta AI.
• Transkrypcja nagrania działa u dostawców OpenAI i OVH. Przy innym aktywnym dostawcy analiza zakończy się błędem z informacją, że trzeba zmienić dostawcę w ustawieniach AI.